AIT2 Externe Aufträge

ApoPoint Sonstiges, Shop

Ihre ApoPoint Shop Bestellung in AIT2

Schritt für Schritt Anleitung um Bestellungen in AIT2 Externe Aufträge zu bearbeiten (AIT2 Schnittstelle):

Anleitung:

Öffnen Sie Ihre AIT2 Tara, auf der Oberfläche finden Sie unter den frei definierbaren Buttons (sofern eingerichtet, hier geht es zur Anleitung), die Schaltfläche Externe Aufträge. Dieser wird auch farblich hinterlegt sobald Bestellungen über die Schnittstelle (Webshop) übermittelt wurden. Zusätzlich sehen Sie auch Anhand einer Zahl wie vielen Bestellungen dort im Moment eingegangen sind.
Mit Touch oder Klick auf die Schaltfläche Externe Aufträge erreichen Sie den Bereich um Ihre eingegangen Bestellungen zu bearbeiten.
In dieser Ansicht finden Sie nun verschiedene Bereiche mit Funktionen
- Modus
  - normale Aufträge (Hier werde alle neuen und unbearbeiteten Aufträge angezeigt)
  - geparkte Aufträge (Aufträge können für eine spätere Bearbeitung mit dem Button “Parken” abgelegt werden)
  - Aufträge in Bearbeitung (In diesem Reiter finden Sie Aufträge die gerade bearbeitet werden)
- Sortierung (sortieren Sie Ihre Aufträge)
  - chronologisch (nach Bestellzeit, Standard Einstellung)
  - nach Kunde
  - nach Preis
- Filterung
  - nur Aufträge von heute
  - nur Vorkasse
  - nur Bar
  - oder alle anzeigen
- Auftrags Übersicht
  In den Übersichtszeilen finden Sie nun alle Ihre eingegangen Webshop Bestellungen. Die Tabelle zeigt Ihnen folgenden Daten:
  - Art (aktuell immer Shop)
  - Bestellzeit
  - Kundennummer (wenn der Kunde im AIT2 bereits bekannt ist)
  - Positionen (Anzahl der unterschiedlichen Produkte + Versandart)
  - Preis
  - Zahlungsart (Bar, Vorauskasse, Kreditkarte – wird bei allen Online Zahlungsmitteln angezeigt Visa, Mastercard, PayPal, usw..)
- farbliche Markierung der Aufträge
  - Kunde unbekannt:
    Dieser Kunde muss noch in AIT2 neu angelegt oder einem Kunden zugewiesen werden
  - Unterschiede zw. Kundendaten AIT2 und e-ffizin Auftrag
    Der Kunde ist im AIT2 bereits angelegt aber es gibt Unterschiede in den Daten z. B. im Auftrag ist eine andere Adresse hinterlegt, hier sollte man mit Pflege die Daten überprüfen
  - Kundendaten vollständig
    Die Daten im Auftrag und AIT2 stimmen komplett überein. Der Auftrag kann mit “Übernehmen” direkt in die Tara übernommen werden.
- Detailansicht Auftrag
  in dieser Tabelle finden Sie die im Auftrag enthaltenen Positionen (Produkte + Versandkosten).
  Hier finden Sie folgende Information:
  - Produktbezeichnung
  - Darreichungsform
  - Einheit
  - Herstellercode
  - Menge
  - Preis
- Aktions Buttons
  mit den Buttons können Sie verschiedenen Aktionen in den Externen Aufträgen durchführen:
  - Übernehmen
    Der ausgewählte Auftrag kann damit (wenn die Kundendaten hinterlegt bzw. überprüft wurden) in die Tara zur Fertigstellung übernommen werden.
  - Abbrechen
    Mit Abbrechen wird die Übersicht Externe Aufträge geschlossen.
  - Suchen
    mit diesem Button können Sie nach bestimmen Aufträgen suchen.
  - Löschen
    mit Löschen wird der ausgewählte Auftrag gelöscht.
  - Parken
    mit Hilfe des Buttons Parken kann ein Auftrag für eine spätere Bearbeitung abgelegt werden. Damit dieser Auftrag auch nicht mehr über den Tara Button ausgewiesen wird (gelbe Hinterlegung).
  - Pflege
    über diese Funktion können Sie die Kundendaten der Aufträge bearbeiten. Das ist notwendig um unbekannte Kunden in AIT2 anzulegen oder um Unterschiede zw. Kundendaten prüfen und anpassen zu können.
Aufträge Bearbeiten bzw. in Tara übernehmen
Um Aufträge in die Tara zur Verrechnung übernehmen zu können, müssen rot und blau markierte Aufträge, über “Pflege” bearbeitet bzw. geprüft werden. Aufträge mit schwarzer Schrift können direkt übernommen werden.
Pflege
Wählen Sie die Auftragszeile die Sie bearbeiten möchten aus und nutzen den Button Pflege. Damit öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie nun die Kundendaten einsehen und bearbeiten können.
1. Suchfeld (links oben)
  Über die Suche können Sie in AIT2 nach dem Kunden suchen ob dieser bereits vorhanden oder bekannt ist (rot – Kunde unbekannt). Dazu nutzen Sie im Feld die Enter Taste oder den ? Button.
2. Wenn Sie den Kunden aber neu anlegen wollen oder nicht zuordnen können. Finden Sie in der Übersicht die Kundendaten aus dem Auftrag. Hier sehen Sie alle relevanten Kundendaten (Anrede, Name, Adresse, E-Mail, usw…).
  Für blaue Aufträge – Kunden die bereits vorhanden sind aber es unterschiede zwischen dem Auftrag und AIT2 gibt, finden Sie rechts neben den Feldern, immer die Daten aus dem ausgewählten Auftrag. Diese Informationen können mittels den Pfeilen (Pfeil mit * ganz oben – Alle Daten können übernommen werden) daneben die vorhanden Daten überschreiben. Das macht Sinn wenn im Auftrag eine aktuellere Adresse als in AIT2 hinterlegt ist. Die Daten kann man jeweils als Rechnungs- aber auch Lieferadresse pflegen (Bitte bei Bestellungen mit Versand immer beachten ob eine zusätzliche Lieferadresse angegeben ist), hier können Sie über die entsprechenden Buttons jederzeit wechseln.
3. Um die Pflege eine unbekannten Kunden abzuschließen nutzen Sie den Button “Kunden anlegen”, bei bereits bekannten Kunden heißt der Button “Kunden aktualisieren”.
4. Sie können auch noch die Rechnungs- oder Lieferadresse als STANDARD über den entsprechenden Button speichern. Das ist aber nicht zwingend nötig.
5. Mit den Buttons “vorheriger Auftrag” und “nächster Auftrag” können Sie auch in der Pflege Übersicht direkt mit weiteren Aufträgen fortfahren.
6. Unter der Tabelle Artikel finden Sie auch nochmals die einzelnen Positionen den Auftrags als Übersicht.
7. Mit “Schließen” oder “X” können Sie das Fenster beenden und kehren zur Auftragsübersicht zurück.
Aufträge in die Tara übernehmen
Wenn Sie die Pflege der Kundendaten abgeschlossen haben wird die Zeile bei Datengleichheit (AIT2 = Auftrag) schwarz bzw. bei bewusster Ungleichheit blau. Die fertiggestellten Aufträge können aber nun mit “Übernehmen” an die Tara weitergegeben werden. Hier beginnt nur der klassische Tara Prozess um den Auftrag abzuschließen bzw. eine Rechnung zu erstellen.